KPI (key performance indicator), os famosos Indicadores chave de desempenho ou OKR (objectives and key results), são acrônimos de três letras usados por inúmeras empresas. Entretanto, para uma gestão eficaz, é importante entender as diferenças entre OKRs e KPIs.
A primeira é que OKR é um sistema que obriga a separar o que realmente vale a pena do resto, e definir prioridades claras. Para tanto, é necessário aprender a dizer “não”. Se tudo for prioridade, na realidade, nada será.
Essa abordagem é um afastamento da maneira como muitas empresas rastreiam os seus resultados. Muitas delas costumam ter reuniões mensais, em que os colaboradores consultam KPIs página após página, em um exercício que pode durar horas. Há tanta coisa acontecendo que os colaboradores perdem de vista o que é relevante. Mas o que ocorre, na prática, é que eles estão se afogando em um mar de métricas e prioridades conflitantes.
Nessa hora, é fundamental ter claro que não se deve esquecer a definição do “K”. A letra “K” em KPI e OKR significa “chave”. Portanto, devem ser poucos e importantes. O uso de KPIs deveria, em tese, forçar as empresas a separar o que realmente importa (os principais indicadores) dos demais, mas muitas esquecem isso. Se você possui 30 KPIs, na realidade não possui nenhum, apenas indicadores.
Em função disso, na definição dos OKRs, limita-se o número de resultados principais. Um projeto deve ter apenas um objetivo em um determinado período de tempo, preferencialmente, com até cinco resultados principais.
Por outro lado, é importante destacar que os OKRs não devem ser utilizados para rastrear tudo o que é feito. Caso contrário, eles teriam que incluir os principais resultados por manter as luzes acesas, limpar o escritório, entre outros.
Quando as pessoas dizem que não conseguem atingir os OKRs porque o trabalho diário atrapalha, é porque elas não entenderam. Os bons OKRs obrigam a reavaliar atividades de baixa prioridade ou sem valor agregado, além de reduzi-las, automatiza-las ou terceiriza-las, para que possa se concentrar no que realmente importa.
OKR é sobre a criação de mudanças sustentáveis, com foco em desempenho eficaz. Significa que, simplesmente, utilizar um sistema para produzir uma melhoria temporária não é suficiente. Os OKRs focam em mudar comportamentos, sistemas, ferramentas ou processos para que a organização possa desenvolver novos e melhores níveis de desempenho.
A pergunta em relação às análises de OKR é: se todas as áreas da empresa continuarem em seu nível atual de desempenho, em quais delas as transformações trarão maior impacto?
Para definir um OKR, também é relevante, avaliar os diferentes aspectos do negócio e identificar aqueles em que uma mudança no desempenho terá maior reflexo.
O que acontece quando uma métrica / KPI que não está nos OKRs começa a se afastar da tendência anterior? Precisa-se agir de acordo com isso e pode até ser necessário inclui-la nos OKRs, para garantir que volte ao estágio onde deveria estar.
Finalizando, o sucesso dos OKRs só é comprovado quando comportamentos mudam e todos, na organização, entendem a sua razão de ser.
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